Suunnittelu ja valmistelu

Hanke syntyy aina jonkin ongelman, epäkohdan tai todetun tarpeen pohjalta. On jokin asia, joka vaatii toimenpiteitä. Hyvällä hankkeella on monta eri tunnusmerkkiä. Alla on listaus keskeisimmistä tekijöistä joita varsinkin rahoittajat, mutta myös muut hankkeeseen jollakin lailla osallistuvat edellyttävät:

I. HANKESUUNNITELMA

Kaiken lähtökohtana on hyvä hankesuunnitelma. Hankesuunnitelma on hankkeen keskeisin asiakirja, koska siinä käytännössä määritellään koko hanke. Kun hankesuunnitelmassa riittävän selkeästi kerrotaan, miksi hankkeeseen on ryhdytty, mitä hankkeella aiotaan saavuttaa, miten tavoitteeseen päästään, ketkä suorittavat hankkeeseen kuuluvat tehtävät, milloin tehdään sekä mitä maksaa ja ketä hyödyttää, niin suunnitelma on myös helppo toteuttaa aiotulla tavalla ja siten saavuttaa hankkeelle asetetut tavoitteet.

Hankesuunnitelman on vastattava sisällöllisesti seuraaviin kolmeen peruskysymykseen:

• miksi hanke toteutetaan, mihin sillä pyritään ja mitä sillä tavoitellaan. Eli toisin sanoen mitä on perusongelma, johon hankkeen tavoitteilla haetaan ratkaisua, mitkä ovat kyseiset tavoitteet ja miten niiden saavuttamista mitataan?
• mitä hankkeessa pitäisi saada aikaiseksi. Mitä konkreettisia tuotoksia hankkeessa pitäisi tuottaa, jotta tavoitteisiin voidaan mahdollisimman järkevästi päästä?
• miten ja milloin hanke toteutetaan. Minkälainen on hankkeen toteutusmalli, kuka päättää, mitä tehdään ja kuka tekee, millä panoksilla hanke toteutetaan, miten rahoitus järjestetään ja keitä ovat mahdolliset osapuolet, ketkä ovat vastuussa sen toteuttamisesta, miten hanketta johdetaan, millä panoksilla se toteutetaan, missä aikataulussa ja keitä ovat hankkeen osapuolet?

Mitä paremmin ja seikkaperäisemmin hankesuunnitelma on tehty, sitä helpompi hankkeelle on saada rahoitus, sitä todennäköisemmin hanke tullaan saattamaan loppuun ja helpommin myöhemmin mahdollisesti syntyvät ongelmatilanteet voidaan ratkaista.

Jos hanketta toteutettaessa on epäselvää, mitä pitää tehdä tai onko tehty oikein, voidaan aina palata hankesuunnitelmaan ja katsoa, onko jo tehty linjassa tavoitteiden kanssa. Toisaalta nähdään, millaisia toimenpiteitä suunnitelmassa on edellytetty tehtäväksi, jotta tavoitteet saavutetaan. Ongelmia syntyy, jos jokin seikka on jollekin osapuolelle epäselvä tai on olemassa mahdollisuus, että kaikille mukana oleville ei ole syntynyt varmaa käsitystä toimenpiteistä, vastuista tai tavoitteista.

Jotta nämä edellä mainitut karikot voidaan välttää, kannattaa ennakkoon päättää, mitä ja miten aiotaan tehdä, kuka tekee ja kuka vastaa mistäkin.

Seuraavassa on esitetty hankesuunnitelman runko, ja mitä kukin sen osa pitää sisällään.

1. Yhteenveto

Tehdään tiivis ja lyhyt yhteenveto hankkeen synnyttäneestä tarpeesta, hankkeen tavoitteista ja toteutustavasta. Tätä tarvitaan, koska kaikilla rahoituksesta päättävillä henkilöillä ei aina ole mahdollisuutta syventyä koko suunnitelmaan. Tiivistelmää voidaan käyttää myös ulkoisessa tiedotuksessa.

2. Hankkeen tausta ja tarve

Kuvataan tarkemmin hankkeen taustalähtökohdat. Mikä on ongelma, johon halutaan ratkaisu tai parannus, mikä on tuon ongelman aiheuttaja, mihin oivallukseen hanke perustuu ja kuka hankkeen on käynnistänyt ja miksi?

3. Kohderyhmät ja hyödynsaajat

Määritellään hankkeen keskeiset kohderyhmät sekä muut hankkeen toteuttamisesta hyötyvät tahot. Hankkeen kohderyhmä on se, jonka toimintaedellytyksiä hankkeella pyritään kehittämään. Hankkeella voidaan välittömästi vaikuttaa myös muuhun sellaiseen ryhmään, jonka toiminta edelleen vaikuttaa itse kohderyhmään. Muita hankkeesta hyötyviä tahoja voi olla paljonkin, mutta niitä ei kannata liian laveasti lukea hankkeeseen, koska hankkeen tavoitteiden seurantaa ei voida silloin kohdentaa.

4. Tavoitteet, tuotokset ja niiden toteutumisen seuranta

Määritetään hankkeen pitkän aikavälin kehittämistavoitteet sekä mahdolliset aiemmat välitavoitteet ja ne merkitään indikaattorilomakkeeseen, joka toimitetaan hakemuksen mukana Rajupusu LEADER -toimistolle.
Kuvataan tärkeimmät konkreettiset tulokset, jotka hankkeella pyritään saamaan aikaan
Määritetään tulosten laatu ja määrä.

5. Hankkeen toteutusmalli tai strategia

Päätetään, mitkä ovat hankkeen toteuttamisen kannalta hyvät ja yleisesti noudatettavat toimintatavat. Näiden toimintatapojen tulisi olla hankkeen onnistumisen kannalta oleellisia.

6. Toimenpiteet ja tehtävät

Luetellaan hankkeessa toteutettavat tehtävät ja toimenpiteet ja määritellään niille karkea aikataulu. Kovin tarkkaa luetteloa tai aikataulua ei suunnitteluvaiheessa voi eikä ole mielekästäkään esittää, vaan osa tehtävistä ja aikataulu tarkentuvat hankkeen edetessä.

7. Panokset eli voimavarat

Arvioidaan, paljonko ja millaisia eri voimavaroja hankkeessa tarvitaan: henkilötyötä, tarvikkeita, laitteita, matkoja, hallintototyötä jne.

8. Kustannusarvio ja rahoitus

Lasketaan, paljonko kustannuksia tarvittavien voimavarojen käytöstä koituu
Suunnitellaan, miten katetaan hankkeen kustannukset eri rahoituslähteistä, ja miten ajallisesti tulo- ja menovirrat ajoittuvat

9. Riskiarvio

Eritellään hankkeeseen sisältyvät toiminnalliset ja taloudelliset riskitekijät

10. Organisaatio ja johtaminen

Määritellään hankkeen mahdollinen ohjausryhmä ja työryhmät sekä hankkeen organisaatio tehtäväkenttineen ja vastuineen
Luetellaan yhteistyökumppanit ja sidosryhmät, ja todetaan heidän osuutensa hankkeessa

11. Raportointi ja seuranta

Merkitään ylös hankkeen raportointiajankohdat ja huolehditaan, että raportointi tehdään aikataulussa!
Kuvataan tiedonkulku hankkeen sisällä ja tiedottaminen ulkopuolelle
Määritetään hankkeen kirjanpidosta ja taloudellisesta seurannasta vastaava henkilö/taho
Kun hankesuunnitelma on tehty huolella ja sitä noudatetaan, niin vältytään mahdollisilta myöhemmiltä ongelmilta siinä, ettei suunnitelman mukaisia tuloksia ole saatu aikaan, ettei suunniteltuja toimenpiteitä ole voitu raportoida tai ettei suunnitelman perusteella myönnetyn tuen myöhempiä maksueriä voida enää perustellusti hakea. Eli on syytä kirjoittaa hankesuunnitelmassa mahdollisimman seikkaperäisesti mitä aiotaan tehdä, ja tehdä sitten niin kuin on kirjoitettu.

Usein hankkeen edetessä kuitenkin ilmenee, että alkuperäisen suunnitelman orjallinen noudattaminen ei ehkä johdakaan tavoiteltuihin tuloksiin. Tällöin on syytä tarkistaa suunnitelmaa käytännön tasolla siltä osin, kun sen kuvaamat toimintatavat eivät johda hankkeen tavoitteisiin. Samalla on kuitenkin pidettävä huoli siitä, että hankkeen seuranta ei vaikeudu ja sen onnistumisen mittarit pysyvät johdonmukaisina ja vertailukelpoisina.

Jos selkeästi on määritelty, kuka hankkeessa vastaa mistäkin asiasta ja päätöksenteosta, on helpompaa tehdä päätöksiä hanketta toteutettaessa. Harvoin edetään juuri niin kuin hankesuunnitelmassa on ajateltu, vaan usein matkan varrella tulee esiin tarpeita tehdä muutoksia ja päätöksiä toimenpiteistä, joita ei ole kirjattu hankesuunnitelmaan. Kun vastuualueet ja päätöksentekomalli ovat olemassa, on myös helpompaa tehdä tarvittavia korjauksia ja muutoksia alkuperäisiin suunnitelmiin.

II. HANKKEEN SEURANTA

Hankkeen toteutumisseurannan lisäksi myös taloudellinen seuranta on yhtä lailla olennainen osa dokumentointia. Vähimmäisvaatimus on, että hankkeella on oma kirjanpito ja että kaikista hankkeen kirjatuista kuluista (laskuista) voidaan sanoa, mihin osioon hanketta ne kuuluvat ja miten ne liittyvät hankkeeseen.  Hyvään kirjanpitoon kuuluu myös, että ulkopuolinen pystyy sen perusteella ilman kenenkään selityksiä toteamaan, mitä on tehty, mitkä ovat olleet kustannukset ja että sekä tehtävät että kustannukset todellakin kuuluvat hankkeeseen.

III. HANKKEEN LOPETUS

Kun hanke lähestyy loppuaan, aloitetaan hankkeen hallittu alasajo niin, ettei mikään asia jää roikkumaan ja alkuun saatetut toimenpiteet saatetaan päätökseen asti. Usein käy niin, että esimerkiksi kustannusten virhearviointi ja rahoituksen riittämättömyys aiheuttavat sen, ettei kaikkia suunniteltuja tehtäviä voida saattaa loppuun, aikataulut venähtävät, tai ennakoimattomat ulkoiset tekijät vaikeuttavat loppuunsaattamista.

Hankkeen päätteeksi siitä tehdään loppuraportti, jossa todetaan hankkeen vaiheet, tehdyt toimenpiteet, hankkeen anti siihen osallisille ja - tärkeimpänä - verrataan hankkeen tuloksia sille alun perin asetettuihin tavoitteisiin. Yleensä loppuraportointi on myös ehtona hankkeelle myönnetyn tuen loppuosan maksamiselle.